Актуальность и преимущества процессного подхода в управлении

№

Область управления

Группа в процессной классификации

Незрелая организации

Зрелая организации

1

Стратегическое планирование

Управления

Планирование спонтанное, не носящее регулярный характер и основанное на «хотелках» и абстрактных предположениях руководителей («с потолка»).

Регулярная процедура стратегического и тактического планирования, основанная на непрерывном анализе внешней среды (рынка) и внутренних факторов организации.

2

Бюджетирование

Управления

Неформализованная и вариативная деятельность, проходящая в условии напряженности и конфронтации участников, и заканчивающаяся мучительным утверждением годового бюджета после начала года.

Прозрачная, понятная и разделяемая всеми участниками процедура формирования годового бюджета, выполняемая своевременно (до начала года) и учитывающая стратегические цели и возможности организации.

3

Операционная деятельность (процессы продаж, закупок, производства, логистики и т.д.)

Основные

- не понятно, как в компании выполняется работа (нет регламентов или они не соблюдаются);

- сотрудники выполняют работу в силу своих знаний и умений; из-за этого большая вариативность результатов;

- имеются проблемы кросс-функционального взаимодействия, что приводит к увеличению сроков и стоимости работ;

- много ручных, плохо контролируемых операций;

- персонал не вовлечен и не замотивирован оптимизировать свою работу и деятельность организации.

- большинство процессов описано, стандартизовано и выполняется в соответствии с постоянно актуализируемыми регламентами, в которых разграничены зоны ответственности всех участников;

- отлажено кросс-функциональное взаимодействие;

- процессы автоматизированы и управляются по ключевым показателям в информационных системах;

- процессы регулярно аттестуются и непрерывно совершенствуются замотивированным на это персоналом.

4

Оргструктура и система мотивации

—

- консервативная оргструктура (обычно функциональная) доминирует над процессами;

- сотрудники отсиживаются на работе выполняя лишь требуемый рабочий минимум, так как оклад не мотивирует, а переменной части либо нет, либо она никак не связана с их непосредственной деятельностью (близость к руководству, хорошее настроение начальника и т.д.).

- адаптивная оргструктура подстраивается под изменяющиеся бизнес-процессы, поддерживая их;

- сотрудники макисмально вовлечены в работу, через увязку их переменной части оплаты с показателя их работы (процессами) в соответствии с «Положением о премировании».

5

Корпоративная культура и отношение к изменениям

—

- обычно это «закрытые» (часто авторитарные) организации с постоянным ручным управлением, где велика роль руководителя;

- уход любого ключевого менеджера со всеми технологиями работы в голове сильно подрывает деятельность компании;

- в компании обычно не приветствуется инициатива и самостоятельность сотрудников; у большинства сотрудников преимущественно не мотивирующий к оптимизации оклад (без переменной части) и, как следствие любые изменения (дополнительные работы по улучшению) вызывают ярое сопротивление.

- организацией управляет команда профессиональных управленцев и сформированная годами отлаженная система управления (правила и процедуры), не зависящая от конкретных персоналий;

- уход сотрудников не критичен для бизнеса;

- в компании обычно царит атмосфера открытости, доверия и возможности самореализации;

- сотрудники всех уровней не только открыты к инновациям и изменениям, но и сами являются их авторами и проводниками из-за высокого уровня зрелости (процессного самосознания) и продвинутой системы мотивации.

6

Проекты внутреннего развития

Развития

- неизвестно точное количество проектов в организации; каждое подразделение ведет свои проекты, проекты могут дублироваться и обычно не перекрывают потребности организации в оптимизации;

- нет полной информации по проектам (не понятны цели, результаты, исполнители, сроки, бюджет, состояние и т.д.);

- материалы проектов уходят из компании с их исполнителями (не происходит накопление ценных знаний о компании и работе).

- в компании внедрено проектное управление, все проекты ведутся в едином реестре проектов;

- выполняются только те проекты, которые поддерживают стратегические цели организации;

- по каждому проекту имеется актуальная исчерпывающая информация;

- материалы проектов архивируются и становятся знаниями организации (активом повторного использования).

7

Автоматизация деятельности (процессов) и  Информационное обеспечение

Основные и обеспечивающие

- много ручного труда;

- работу сложно контролировать;

- отчеты предоставляются в Excel с задержкой и порой с «нарисованными» данными;

- нет полной информации обо всем используемом компанией ПО (их назначении, лицензиях, пользователях, поддерживаемых процессов, мест установки, стоимости покупки и обслуживания, текущем состоянии и т.д.).

- бо́льшая часть операционных процессов автоматизирована, деятельность прозрачна и видна в системе (кто, когда и что сделал или не сделал);

- преднастроенные отчеты выгружаются оперативно в любой момент из систем минуя тех, кого они касаются («нарисовать» не получиться);

- собрана и актуализируется полная информация по всем используемым системам в компании.

8

Деятельность руководителя

Управления

- деятельность руководителя в незрелых компаниях можно охарактеризовать как «Ручное управление»;

- ввиду замыкания не себе большинства процессов он постоянно занимается тушением возникающих то там, то здесь «пожаров»;

- вместо концентрации своих усилий на стратегических (профильных для него) задач руководитель тонет в «оперативке» работая по 7 дней в неделю.

- руководитель же зрелой организации занимается развитием профессиональной команды своих управленцев и выстраиванием работоспособной системы управления, работающей без его присутствия;

- он минимизирует своё участие в операционных процессах, чтобы не быть их узким местом (как самый «дорогой» и ограниченный ресурс);

- концентрируется на стратегии и развитии компании;

- управление основывается на анализе показателей деятельности в информационных системах и может вестись удаленно из любой точки мира.